logoemw vilnius

REGULAMIN EAST MEETS WEST
organizowanego przez GTC Sp. z o o.

 

1. Postanowienia ogólne
 1.1. Postanowienia niniejszego regulaminu East Meets West (zwanego dalej „Regulaminem EMW”) obowiązują wszystkich uczestników  EAST MEETS WEST BALTICA, (zwanego dalej Wydarzeniem lub EMW), który odbędzie się w Pirkliu Klubas w Wilnie , w dniu 19.09.2017 oraz odbywających się w jego ramach spotkań, wystaw i ekspozycji oraz wszystkich wydarzeń towarzyszących.
 1.2. Organizatorem EMW jest GTC Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-128), przy ul. Sudeckiej 133, wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000559451, NIP 8992767937, REGON 361579470, tel. +48 663 737 758, adres e-mail: info@emwcongress.eu, zwaną dalej „Organizatorem”.
 1.3. Uczestnikami EMW mogą być wyłącznie osoby i podmioty mające status przedsiębiorcy. Zgłoszenia uczestnictwa należy dokonać na Formularzu Zgłoszenia Uczestnictwa (zwanego dalej „Zgłoszeniem”) stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu EMW.
 1.4. Postanowienia Regulaminu EMW są integralną częścią Zgłoszenia. Dokonanie Zgłoszenia, zgodnie z punktami od 2.1. do 2.2 Regulaminu EMW oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu oraz zasad uczestnictwa w Wydarzeniu. Postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się do Zgłoszenia oraz umów i ustaleń zawieranych pomiędzy Organizatorem a Uczestnikami EMW.
2. Warunki Uczestnictwa. 
 2.1. Uczestnikiem EMW (dalej zwanym „Uczestnikiem”) może być osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna, której ustawodawca przyznaje zdolność prawną, która na podstawie Zgłoszenia prezentuje ofertę handlową zaakceptowaną przez Organizatora i zgodną z zakresem tematycznym EMW. W wydarzeniu mogą brać udział wyłącznie osoby wymienione w Zgłoszeniu.
 2.2. Przesłanie Organizatorowi przez Uczestnika czytelnie podpisanego przez upoważnione osoby oraz należycie uzupełnionego Zgłoszenia (co najmniej w formie elektronicznej w postaci załącznika do wiadomości e-mail) i zwrotne Potwierdzenie Zgłoszenia przez Organizatora stanowi zawarcie prawnie wiążącej strony umowy i zobowiązuje Uczestnika do zapłaty Organizatorowi wszelkich należności, zgodnie z wybranymi świadczeniami, o którym mowa w pkt. 3.1. Regulaminu EMW.
 2.3. Potwierdzenie zgłoszenia przez Organizatora, o którym mowa w punkcie poprzedzającym nastąpi w formie elektronicznej (e-mail) lub pisemnej w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia na wskazany adres Organizatora prawidłowo uzupełnionego i podpisanego przez upoważnione osoby w imieniu Uczestnika i opieczętowanego Zgłoszenia oraz wpłaty należności określonej w Zgłoszeniu na podstawie faktury proforma wystawionej przez Organizatora. Niezależnie od przekazywania Organizatorowi dokumentów wskazanych w zdaniach poprzedzających za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), Uczestnik zobowiązany jest przekazać Organizatorowi wszelką dokumentację, wszelkie formularze, również w tradycyjnej formie pisemnej z czytelnymi podpisami osób upoważnionych do reprezentowania Uczestnika i zaciągania w jego imieniu zobowiązań.
 2.4. Warunki wymienione w punktach poprzedzającym niniejszego Regulaminu obowiązują także przy korzystaniu usług dodatkowych z wykorzystaniem Formularza Zamówienia Dodatkowych (zwanego dalej „Formularzem Usług”, stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu EMW).
 2.5. Formularz Zgłoszenia Uczestnictwa oraz Formularz Zamówień Dodatkowych zwane są dalej odrębnie „Umową” lub łącznie „Umowami”.
 2.6. Zawarcie Umowy lub Umów pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, zobowiązuje Uczestnika do:
 a) dokonania wszelkich płatności z tytułu zawartych Umów zgodnie z ich postanowieniami i w terminach określonych w Regulaminie EMW oraz fakturach na konto Organizatora:
 BANK ZACHODNI WBK S.A.
 SWIFT: WBKPPLPP
 EURO: PL98 1090 2529 0000 0001 3091 8550
 PLN: 52 1090 2529 0000 0001 3091 8505
 b) dostarczenia na wskazany adres Organizatora Zgłoszenia, Formularza Usług, potwierdzeń płatności oraz wszelkich dokumentów związanych z uczestnictwem w Wydarzeniu East Meets West;
 c) przestrzegania postanowień Regulaminu EMW i przepisów porządkowych, określonych w punkcie 6 niniejszego Regulaminu EMW obowiązujących w czasie trwania East Meest West;
 2.7. W przypadku dostarczenia Organizatorowi Zgłoszenia po upływie terminu wyznaczonego na Zgłoszeniu oraz w przypadkach szczególnie uzasadnionych, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zgłoszenia, zobowiązując się jednocześnie do pisemnego powiadomienia o tym Uczestnika.
 2.8. W razie odmowy potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia przez Organizatora, Uczestnikowi przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Uczestnikowi nie przysługują żadne inne roszczenia z tytułu wskazanego wyżej oświadczenia Organizatora.
3. Warunki i terminy płatności
 3.1. Opłaty za Uczestnictwo przedstawia aktualna oferta cenowa przekazana Uczestnikowi.
 3.2. Należności określone Umowami stanowią wynagrodzenie Organizatora z tytułu przygotowania, przeprowadzenia oraz zakończenia wydarzenia East Meest West.
 3.3. Wraz z zawarciem Umowy lub Umów, Uczestnik zobowiązany jest wpłacić na rachunek bankowy Organizatora, wskazany w pkt. 2.6) Regulaminu EMW zadatek w wysokości 25% kwoty brutto określonej w aktualnej ofercie cenowej oraz pełną kwotę tytułem opłaty rejestracyjnej w wysokości 50 euro brutto, w terminie określonym na wystawionej przez Organizatora fakturze proforma. Pozostałą część należności należy wpłacić nie później niż 5 dni roboczych przed dniem rozpoczęciem East Meest West. Po każdorazowym dokonaniu płatności przez Uczestnika, Organizator wystawi fakturę VAT. Istnieje również możliwość dokonania opłaty jednorazowo w pełnej wysokości określonej fakturą proforma lub fakturą VAT. Uczestnicy, którzy wniosą jednorazowo całą opłatę za wybrany przez siebie pakiet, są zwolnieni z opłaty rejestracyjnej. Ponadto w szczególnych przypadkach oraz po uprzednim zgłoszeniu i zatwierdzeniu przez Organizatora pisemnego wniosku, nadesłanego przez Uczestnika East Meest West, Organizator dopuszcza inny niż przewidziany w regulaminie termin płatności jak również inną formę płatności.
 3.4. Pełna płatność za usługi dodatkowe zamawiane przy pomocy Formularza Usług powinna zostać dokonana w terminie określonym na wystawionej przez Organizatora fakturze proforma lub faktury.
 3.5. Faktury VAT wystawiane są w EURO.
 3.6. W przypadku niedotrzymania terminów płatności, określonych Regulaminem EMW lub w fakturze lub fakturze proforma wystawionej przez Organizatora, Uczestnik zapłaci Organizatorowi odsetki umowne za opóźnienie w zapłacie w wysokości maksymalnej na dzień ich naliczenia, określonej w art. 481 § 21 kodeksu cywilnego za każdy dzień opóźnienia od kwoty brutto określonej fakturą proforma.
 3.7. Warunkiem Uczestnictwa w East Meest West oraz skorzystania z usług dodatkowych określonych w nadesłanych formularzach, jest wpłata przez Uczestnika wszystkich opłat związanych z Uczestnictwem. W przypadku nieuregulowania należności z tego tytułu, Organizator jest uprawniony do rozwiązania Umowy lub Umów oraz odmowy prawa uczestnictwa w Wydarzeniu.
 3.8. Koszt przejazdu na East Meest West oraz koszty pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
 3.9. Za nieobecność zaproszonych sieci Organizator nie odpowiada.
4. Rezygnacja z Uczestnictwa w East Meest West.
 4.1. Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w East Meets West wyłącznie na podstawie oświadczenia złożonego Organizatorowi na piśmie pod rygorem nieważności, nie później niż na 20 dni roboczych przez datą rozpoczęcia wydarzenia. W takim przypadku Organizator ma prawo do pobrania opłaty manipulacyjnej w wysokości 100% opłaty rejestracyjnej oraz 50% pozostałych opłat wynikających ze Zgłoszenia oraz Formularza Usług . Za datę złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji uznaje się datę złożenia pisma w siedzibie Organizatora.
 4.2. W przypadku złożenia przez Uczestnika rezygnacji z udziału w wydarzeniu w terminie krótszym niż 20 dni roboczych przed datą rozpoczęcia EMW, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kwot wpłaconych tytułem Uczestnictwa w Wydarzeniu.
 4.3. Za rezygnację z udziału w East Meets West uważa się również niezgłoszenie się Uczestnika w terminie rozpoczęcia wykupionego spotkania. Nie zwalnia to Uczestnika z obowiązku zapłaty wszystkich opłat w pełnej wysokości.
5. Transport, cło i spedycja
 5.1. Przywóz/wywóz towarów przez Uczestników East Meets West z państw nie należących do Unii Europejskiej oznacza wprowadzenie/wyprowadzenie towarów na obszar celny Wspólnoty Europejskiej i powoduje powstanie obowiązków przewidzianych w przepisach prawa celnego, chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej.
 5.2 Uczestnik East Meets West z państwa należącego do Wspólnoty Europejskiej powinien zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego (Wspólnotowy Kodeks Celny, Wspólna Taryfa Celna, stosowne rozporządzenia w tym zakresie) oraz przepisami prawa wewnętrznego kraju, w którym odbywa się East Meets West.
 5.3.Transport, spedycja i odprawa celna eksponatów i materiałów pomocniczych odbywa się na koszt i ryzyko Uczestnika oraz bez udziału Organizatora.
6. Organizacja East Meets West i przepisy porządkowe
 6.1. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie East Meets West.
 6.2. W czasie trwania wydarzenia Uczestnik oraz jego przedstawiciele zobowiązani są do noszenia identyfikatorów otrzymanych od Organizatora. Uczestnik zobowiązuje się do nie przekazywania identyfikatorów osobom trzecim.
 6.3. Do wstępu na teren East Meets West uprawniają: identyfikatory lub bilety wstępu, przepustki oraz zaproszenia przygotowane i wydawane przez Organizatora.
 6.4. Mienie pozostawione przez Uczestnika na terenie East Meets West po jego zakończeniu, uważa się za mienie porzucone w myśl przepisu art. 180 kodeksu cywilnego. W takim przypadku przechodzi ono bez odszkodowania na własność Organizatora. 
 6.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania lub zaniechania Uczestników lub gości wydarzenia, w szczególności tych znajdujących się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających. Organizator nie ponosi odpowiedzialności zarówno za zachowanie w/w osób, jak i skutki tych zachowań, w szczególności wyrządzoną przez te osoby szkodę majątkową, zakłócanie ciszy nocnej, popełnione wykroczenia lub przestępstwa. Wszelkie naruszenia prawa przez takie osoby będą zgłaszane odpowiednim organom państwowym. Uczestnik zwalnia od odpowiedzialności Organizatora, jak i odstępuje od ubiegania się o odszkodowania od Organizatora, jak i odstępuje od ubiegania się o odszkodowania od Organizatora w przypadku wszelkich roszczeń osób trzecich, jeśli takie roszczenie jest związane z zachowaniem uczestników lub szkód przez nich poniesionych i wyrządzonych.
 6.6.Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści przez siebie prezentowane i formę ich prezentacji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przebieg i wyniki spotkań oraz działania podjęte przez Uczestników na skutek tych spotkań.
7. Bezpieczeństwo i ubezpieczenie
 7.1. Organizator zapewnia ochronę obiektu w czasie trwania EMW (zarówno w czasie otwarcia dla Uczestników i gości jak i po zamknięciu).
 7.2. Uczestnicy są zobowiązani dokonać ubezpieczenia mienia we własnym zakresie i na własny rachunek.
 7.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Uczestnikom powstałe w obiektach, w których odbywa się wydarzenie przed, po i w czasie trwania EMW chyba, że zostały wyrządzone z winy umyślnej przez Organizatora. Organizator nie ponosi również odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku włamania bądź kradzieży, działania siły wyższej (uderzenia pioruna, wichury, zalania wodą, pożaru lub eksplozji) oraz niezależnej od Organizatora przerwy w dostawie wody, prądu.
 7.4. W razie zaistnienia szkody, Uczestnik zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia tego faktu Organizatorowi lub ochronie.
 7.5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim oraz Organizatorowi przed, w trakcie oraz bezpośrednio po zakończeniu East Meets West.
8. Katalog, reklama, imprezy towarzyszące
 8.1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy redakcyjne, omyłki pisarskie, pominięcia i przeoczenia w katalogu EMW oraz treści materiałów informacyjnych.
 8.2. Podczas trwania East Meets West prezentacje, działania reklamowe, promocje, konkursy lub programy rozrywkowe mogą odbywać się zgodnie z przepisami prawa oraz za uprzednią pisemną zgodą Organizatora, przy czym nie mogą one w jakikolwiek sposób przeszkadzać innym Uczestnikom ani zakłócać ogólnego porządku EMW.
 8.3. Podczas East Meets West Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i sesje wideo. Uczestnictwo w wydarzeniu jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie przez Organizatora wizerunku każdego z Uczestników w publikacjach oraz materiałach informacyjnych i promocyjnych Organizatora, bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Uczestników i osób trzecich. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku, utrwalonego w jakiejkolwiek formie, dla celów relacji z uczestnictwa w Wydarzeniu przez Organizatora i pozostałych Uczestników.
 8.4. Uczestnik zobowiązany jest do uzyskania we własnym zakresie prawa do wykorzystania wszelkich utworów i publikacji w ramach uczestnictwa w EMW pod kątem autorskich praw majątkowych i praw własności intelektualnej (np. wynalazki, wzory przemysłowe, prawa autorskie do odtwarzanej publicznie muzyki lub materiałów audiowizualnych). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia autorów lub osób trzecich z tego tytułu. W przypadku skierowania roszczeń do Organizatora z tego tytułu, Organizator zawiadomi o roszczeniu Uczestnika, który zobowiązany jest do zwolnienia Organizatora z odpowiedzialności w terminie 5 (pięciu) dni od dnia otrzymania zawiadomienia.
 8.5. Wszelka reklama może odbywać się tylko za pisemną zgodą Organizatora oraz po wniesieniu odpowiedniej opłaty z tego tytułu, ustalonej z Organizatorem po pisemnym zgłoszeniu usługi dodatkowej – Załącznik nr 2 – Formularz Usług.. Wszelkie reklamy umieszczone bez zgody Organizatorów będą usuwane na koszt Uczestnika.
 8.6 Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji Wydarzenia (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Zgodnie z przepisami z Ustawy o ochronie danych osobowych, dane osobowe uczestników są gromadzone i przetwarzane wyłącznie dla potrzeb Organizatora. Administratorem danych osobowych jest Organizator.
9. Reklamacje i roszczenia
 9.1. Wszelkie reklamacje i roszczenia związane z udziałem w East Meets West powinny być zgłaszane bezpośrednio do Organizatora w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, najpóźniej do ostatniego dnia trwania EMW. Po upływie tego terminu żadne reklamacje i roszczenia nie będą rozpatrywane.
 9.2. Każda reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 30 dni od daty jej wpływu do Organizatora.
 9.3. Organizator powiadomi Uczestnika na piśmie o sposobie załatwienia reklamacji.
 9.4. Wszelkie dodatkowe ustalenia pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
10. Postanowienia końcowe
 10.1. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają również zastosowanie wobec podmiotów wykonujących czynności na podstawie umów zawartych z Uczestnikami. Za działania lub zaniechania tych podmiotów odpowiedzialność ponoszą Uczestnicy, jak za swoje własne działania lub zaniechania.
 10.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe na skutek zaistnienia zdarzeń o charakterze przypadkowym lub naturalnym (żywiołowym), nie do uniknięcia, tj. takich, nad którymi nie można było zapanować, w szczególności: powódź, huragan, trzęsienie ziemi, sztorm, śnieżyca, akty władzy ustawodawczej,wykonawczej, decyzje administracyjne.
 10.3. Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo zmiany terminu odbywania East Meets West. W takich przypadkach Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za Uczestnictwo.
 10.4. W przypadku, gdy z winy Organizatora dojdzie do odwołania East Meets West, Uczestnikowi przysługuje zwrot wpłaconych kwot bez odsetek, jakiegokolwiek odszkodowania czy redukcji opłat za udział w EMW.
 10.5. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian EMW. W szczególności zmiany mogą dotyczyć: miejsca , daty, czasu jego trwania i programu EMW. W takim przypadku Organizator poinformuje o tym Uczestników: pisemnie, e-mailem lub telefonicznie – zgodnie z danymi zamieszczonymi przez Uczestnika w Zgłoszeniu.
 10.6. Organizator nie gwarantuje obecności przez czas trwania East Meets West osób i podmiotów, które zgłosiły się do udziału w East Meets West i nie ponosi żadnej odpowiedzialności za nieobecność poszczególnych Uczestników lub innych podmiotów w czasie trwania EMW.
 10.7. Organizator nie pokrywa strat, utraconych korzyści ani żadnych kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami opisanymi w pkt. 10.5 lub 10.6 powyżej.
 10.8. Organizatorowi przysługuje wyłączne prawo do wiążącej interpretacji Regulaminu EMW. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu EMW. O wszelkich zmianach Regulaminu EMW Organizator będzie informował Uczestników w formie elektronicznej (e-mail). Uczestnik, który nie akceptuje zmienionych postanowień Regulaminu EMW, może złożyć oświadczenie – na piśmie pod rygorem nieważności – o wypowiedzeniu Umowy lub Umów. W takim wypadku Organizator zwróci mu wniesione opłaty, bez odsetek, jakiegokolwiek odszkodowania czy redukcji opłat za udział w East Meets West.
 10.9. Niniejszy Regulamin został sporządzony w różnych wersjach językowych. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy wersjami, obowiązuje wersja polska.
 10.10. Wszelkie spory wynikające z tytułu uczestnictwa w East Meets West i realizacji usług zleconych przez Uczestników EMW, będą rozstrzygane polubownie a w przypadku nie uzyskania porozumienia przez Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy w Wiedniu ( Vienna International Arbitral Centre ). Dla rozstrzygania ewentualnych sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst Regulaminu EMW w języku polskim. Prawem obowiązującym przy interpretacji postanowień Regulaminu EMW jest prawo polskie.
 10.11. W sprawach nieunormowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
 10.12. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 10.07.2017r.
 10.13. Integralną częścią Regulaminu są:
  • Załącznik nr 1: Formularz Zgłoszenia Uczestnictwa

  • Załącznik nr 2: Formularz Zamówień Dodatkowych

 

• Załącznik nr 1:

• Załącznik nr 2:

• Regulaminy: